Als gouverneur vind ik de bescherming van jouw persoonsgegevens belangrijk
Ik hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en mijn diensten verwerken jouw persoonsgegevens met de nodige zorg. De persoonsgegevens die je verstrekt, worden verwerkt door het algemeen secretariaat van de gouverneur, Burg 3, 8000 Brugge. De gouverneur van West-Vlaanderen is dus de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw gegevens. Mijn diensten werken hierbij volgens de bepalingen van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 24 mei 2016.
Welke persoonsgegevens verwerk ik?
Ik verwerk volgende categorieën van persoonsgegevens:
- identificatiegegevens zoals titel, naam, voornaam, adres, telefoon- en gsmnummer, e-mail
- elektronische identificatiegegevens zoals IP-adressen, cookies, rijksregisternummer en identiteitskaartnummer
- financiële en transactiegegevens zoals bankrekeningnummers, betalingen, leveranciersgegevens, persoonlijke kenmerken zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum en -plaats, burgerlijke staat en nationaliteit, geluidsopnames, foto- en beeldmateriaal.
Deze gegevens komen bij mij en mijn dienst terecht:
- omdat je ze zelf aan ons hebt bezorgd
- omdat we ze verzamelen als je onze site gebruikt
- omdat we ze hebben ontvangen via andere bronnen (andere overheden of partners).
Wij verwerken ook persoonsgegevens voor statistisch onderzoek, maar deze gegevens zijn gepseudonimiseerd. Dat wil zeggen dat we deze gegevens niet kunnen herleiden tot individuen of personen. Aan de hand van deze gegevens kunnen we jou dus niet meer identificeren.
Waarom verwerk ik jouw persoonsgegevens?
Mijn dienst en ik verwerken jouw persoonsgegevens op basis van ofwel:
- jouw toestemming
- een contract dat we onderling afsluiten
- een wettelijke verplichting waaraan we moeten voldoen
- een taak die de gouverneur als overheid moet uitvoeren in het kader van algemeen belang of openbaar gezag.
Met de verwerking van persoonsgegevens proberen we verschillende doelstellingen te realiseren:
Behandeling van jouw dossier of vraag:
Als gouverneur heb ik wettelijke verplichtingen en taken in het kader van het algemeen belang of openbaar gezag. Om deze verplichtingen na te komen en zijn taken uit te voeren hebben we jouw gegevens nodig.
Nieuwsbrieven en online communicatie:
Via een nieuwsbrief brengt ik jou op de hoogte van nieuws over en activiteiten in het kader van mijn werking. Je kan je hiertegen steeds kosteloos verzetten (zie verder).
Foto- en beeldmateriaal:
Bij verschillende gelegenheden maakt mijn dienst foto's en films. Mijn medewerkers doen dit zelf, of we maken hiervoor gebruik van professionele fotografen. Deze foto's en films gebruiken wij voor promotionele doeleinden, dus om mijn werking meer bekend te maken. Je kan je hiertegen steeds kosteloos verzetten (zie verder).
Evenementen:
In het kader van mijn taken als gouverneur organiseer ik regelmatig evenementen zoals overleggen, studiedagen en infosessies. Om deze evenementen te kunnen organiseren heb ik jouw gegevens nodig. Ik gebruik jouw persoonsgegevens dus ook om je uit te nodigen voor deze activiteiten, meestal via jouw e-mailadres maar mogelijks ook schriftelijk. Je kan je hiertegen steeds kosteloos verzetten (zie verder).
Functionaliteit van mijn website:
Ik wil dat mijn website goed werkt en dat je snel jouw informatie kan terugvinden. Daarom verzamelen we gegevens van bezoekers aan de hand van verschillende technieken zoals Google Analytics. Deze gegevens worden niet individueel verzameld maar we aggregeren deze gegevens in algemene rapporten.
Ik wil ook dat jouw bezoek aan mijn website optimaal verloopt. Daarom gebruiken we cookies. Je kan via de instellingen van je browser verhinderen dat cookies worden gebruikt of dat je bepaalde waarschuwingen krijgt bij het installeren of verwijderen van cookies. Let op: als je geen cookies toelaat kan het zijn dat de site niet optimaal werkt.
Hoe verwerken we jouw persoonsgegevens?
Mijn dienst neemt alle technische en organisatorische maatregelen om de verwerking van jouw gegevens veilig te laten verlopen en wij eisen van derden die jouw persoonsgegevens voor mij behandelen of verwerken dat zij hetzelfde doen. Toegang tot jouw persoonsgegevens is beperkt om ongeoorloofde toegang, wijziging of misbruik te voorkomen en is alleen toegestaan voor die medewerkers die jouw gegevens nodig hebben om hun job uit te oefenen. Deze medewerkers zijn verplicht om discreet om te gaan met de gegevens en leven alle technische voorschriften na om de gegevens veilig te verwerken.
De gegevens worden bewaard zolang als nodig is om mijn dienstverlening te kunnen aanbieden, omdat ik er een belang bij heb of om mijn wettelijke verplichtingen na te komen.
Geef ik jouw persoonsgegevens door aan derden?
Ik zal nooit jouw gegevens meedelen aan derden, tenzij in volgende gevallen:
- het is noodzakelijk voor het bereiken van de eerder vermelde doelstellingen (zie "Waarom verwerk ik jouw persoonsgegevens?")
- je geeft ons hiervoor schriftelijke toestemming
- ik ben wettelijke verplicht om dit te doen
- ze worden opgevraagd in het kader van een gerechtelijk onderzoek.
Andere overheidsinstanties:
Als gouverneur heb ik verschillende taken op Vlaams, Federaal en provinciaal niveau. In die hoedanigheid geef ik jouw persoonsgegevens door aan Federale en Vlaamse overheidsinstanties of aan lokale besturen, ingeval ik hiertoe verplicht ben. Omgekeerd vraag ik ook jouw persoonsgegevens op bij andere overheidsinstanties, in het bijzonder bij het gebruik van authentieke gegevensbronnen. Deze uitwisseling van gegevens is ook wettelijk geregeld of mag ik doen op basis van machtigingen. Die machtigingen kan je raadplegen op de website van de Vlaamse Toezichtcommissie.
Als gouverneur ben ik ook partner in tal van Europese projecten. Bij de realisatie van de projecten is het vaak nodig om persoonsgegevens mee te delen aan de projectpartners. Aangezien zij ook behoren tot de EU, passen zij ook de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 24 mei 2016 toe.
Deelnemerslijsten:
Als je deelneemt aan evenementen dan gaat mijn dienst er van uit dat jouw naam, voornaam en organisatie mogen verspreid worden onder de andere deelnemers van het evenement, als dat zou bijdragen aan het opzet en het welslagen van het evenement. We doen dit bijvoorbeeld bij evenementen die specifiek gericht zijn op het netwerken en contacten leggen.
Foto en beeldmateriaal:
Foto's en films worden via mijn website verwerkt. Dat gebeurt onder strikte voorwaarden en enkel voor doeleinden van openheid en transparantie, dus om mijn werking meer bekend te maken.
Hosting en dienstenleveranciers:
Om jouw gegevens te verwerken gebruik ik een aantal toepassingen of programma's. Een aantal van deze toepassingen staan bij externe dienstenleveranciers die hierin gespecialiseerd zijn. Zij treden dus op als verwerker in opdracht van mij, in mijn hoedanigheid als de gouverneur. Met deze leveranciers heb ik de noodzakelijke verwerkersovereenkomsten afgesloten. Dat wil zeggen dat zij eveneens zorgvuldig en correct omgaan met jouw persoonsgegevens en dat mijn diensten dit controleren.
Wat zijn jouw rechten en hoe kan je die uitoefenen?
Als betrokkene heb je bepaalde rechten en als gouverneur wil ik ervoor zorgen dat je deze eenvoudig kan uitoefenen. Je moet er wel rekening mee houden dat niet al deze rechten zomaar kunnen worden ingeroepen. Als overheidsinstantie heb ik een aantal wettelijke verplichtingen en vervul ik taken van algemeen belang en openbaar gezag, waardoor ik niet altijd kan ingaan op verzoeken om inzage, verbetering, wissen, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar tegen de verwerking. In die zin zijn in de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 24 mei 2016 uitzonderingen voorzien. Een weigering van mijn kant zal ik altijd motiveren.
Voor bepaalde verwerkingen heb je als betrokkene steeds het recht om kosteloos jouw toestemming in te trekken. Dit is het geval bij de nieuwsbrieven, waar je via een link in een nieuwsbrief kan uitschrijven. Ook bij uitnodigingen voor evenementen krijg je steeds via een link in het bericht de mogelijkheid om je uit te schrijven voor toekomstige uitnodigingen.
Voor foto- en beeldmateriaal kan je op het moment zelf de organisator of de fotograaf aanspreken en kenbaar maken dat je niet wil gefilmd of gefotografeerd worden. Wanneer een foto of film wordt gepubliceerd waarop je herkenbaar in beeld komt en je wil deze publicatie ongedaan maken, dan volstaat het om jouw vraag per e-mail te richten aan gouverneur@west-vlaanderen.be. Vergeet niet te vermelden over welke foto of film het gaat en waar je die gezien hebt. Het kan zijn dat we hiervoor bijkomende informatie opvragen om na te gaan of jouw vraag rechtmatig is.
Als het niet gaat over nieuwsbrieven, uitnodigingen of foto- en beeldmateriaal maar over andere verwerkingsactiviteiten waarbij jouw persoonsgegevens gebruikt worden, dan kan je over verschillende manieren je rechten uitoefenen:
INZAGE? Voor inzage in jouw gegevens:
per e-mail via gouverneur@west-vlaanderen.be of via het telefoonnummer 050 405 811.
CORRECTIE, AANVULLING EN ANDERE VRAGEN? Voor alle andere vragen, in het bijzonder de correctie van foute gegevens over aanvulling van onvolledige gegevens:
per e-mail via gouverneur@west-vlaanderen.be of via het telefoonnummer 050 405 811.
Let op: om jouw vraag te kunnen beantwoorden hebben we een bewijs van jouw identiteit nodig. Dit kan door een kopie of een scan van je identiteitskaart mee te sturen. Wij zullen deze kopie of scan enkel gebruiken om vast te stellen of je daadwerkelijk de betrokkene bent waarvan de persoonsgegevens verwerkt worden, dan wel de ouder of de voogd in het geval van -16 jarigen. Van zodra we beiden tevreden zijn met het antwoord op jouw vraag zullen we de kopie of scan vernietigen.
Waar kan je terecht als je niet tevreden bent met de manier waarop we omgaan met jouw gegevens?
Mijn diensten doen hun uiterste best om jouw persoonsgegevens correct te behandelen. Ben je toch niet tevreden met onze werkwijze, neem dan in de eerste plaats contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming:
Vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens?
Bel ons
050405811
Stuur een mail
gouverneur@west-vlaanderen.be
Ben je daarna nog steeds niet tevreden over onze werkwijze of heb je klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan neem je best contact op met de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
tel: +32 (0)2 274 48 00
e-mail: commission@privacycommission.be